Cómo calcular el coste anual de personal: ejemplo y calculadora
Una persona con un salario bruto de 40.000 € no cuesta 40.000 €. Pero tampoco es fiable añadir un porcentaje genérico y dar el cálculo por terminado.
Victoria Melissa Toledo Luna 7 min de lectura
Coste anual del puesto
56.044€
Lo marcado es el 100 % del coste anual completo.
01 El punto de partida
Separación entre lo comprometido y lo estimado
Para presupuestar bien hay que distinguir cuatro bloques: retribución, cotización empresarial, costes del puesto y cobertura real de ausencias. Con eso se llega a tres cifras —mínima, esperada y prudente— y, sobre todo, se sabe qué supuesto explica cada diferencia.
Fórmula central
Coste anual presupuestado = retribución bruta + cotización empresarial + costes del puesto + cobertura incremental + costes únicos del ejercicio
Regla para no duplicar costes
Las vacaciones y los permisos retribuidos ya están pagados dentro del salario anual. Solo se añade el desembolso extra de cubrirlos: sustitución, horas extra, ampliación de jornada o apoyo externo.
Es el error más frecuente y el más caro en las dos direcciones: contarlo dos veces infla el presupuesto y hace inviable una contratación que sí lo era; no contarlo en absoluto deja fuera el único coste que aparece en los momentos más críticos del año, en agosto y en diciembre.
02 Antes de abrir la hoja de cálculo
La documentación necesaria
Conviene trabajar, siempre que sea posible, con datos de los últimos doce meses. En plantillas pequeñas, veinticuatro meses ayudan a suavizar casos puntuales: una baja larga o un pico de horas extra distorsionan un año entero cuando el equipo tiene quince personas.
| Dato | Dónde verlo | Qué extraer |
|---|---|---|
| Salario y complementos | Contrato, nómina, convenio y revisión salarial | Bruto anual previsto, sin duplicar pagas extra |
| Variable | Política retributiva, objetivos e histórico | Importe esperado, no solo el máximo |
| Cotización empresarial | Informe de coste de empresa del programa de nóminas o de la asesoría | Aportación empresarial anual o simulación |
| Jornada y vacaciones | Convenio, contrato y calendario laboral | Horas/año, días laborables y horas/día |
| Permisos | Registro de ausencias de RR. HH. | Horas de permisos retribuidos por tipo |
| Cobertura | Planificación del área y partes de horas | Porcentaje que debe cubrirse y modalidad usada |
| Medios y beneficios | Contabilidad, compras, facturas y pólizas | Coste anual de licencias, equipo, formación y beneficios |
| Cambios previstos | Presupuesto y plan de plantilla | Subidas, fecha de alta, jornada y nuevas necesidades |
Dónde consultar el convenio: REGCON, el registro oficial del Ministerio de Trabajo, o los boletines oficiales de la comunidad correspondiente.
03 La guía, paso a paso
Los cinco sumandos, uno a uno
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Calcular la retribución bruta prevista
Retribución
Bruto previsto = fijo + complementos + pagas no incluidas + variable esperado + retribución en especie
- Se utiliza el salario bruto, no el neto.
- Conviene comprobar si las pagas extraordinarias ya están incluidas en el salario anual.
- Variable esperado = variable objetivo × cumplimiento razonablemente previsto. El máximo teórico no es una previsión: es un techo.
-
Añadir la cotización empresarial
No existe un porcentaje único que funcione para todos los casos. Influyen las bases y los topes, el tipo de contrato, las contingencias profesionales, las bonificaciones y, cuando corresponda, la cotización adicional de solidaridad.
Cotización
Coste laboral ordinario = retribución bruta prevista + aportación empresarial prevista
Para una persona ya contratada se suma el coste empresarial real de doce meses. Para una incorporación se solicita una simulación de nómina con las condiciones previstas.
Comprobación útil
La RNT detalla las personas y las bases de la liquidación; el RLC recoge la liquidación de cuotas. Para presupuestar por persona, sigue siendo más práctico un informe individual de coste de empresa o una simulación del software de nóminas.
-
Sumar los costes asociados al puesto
Se incluyen solo los costes que la empresa vaya a asumir realmente:
- Beneficios sociales y seguros.
- Formación, licencias y herramientas.
- Equipamiento, prevención y compensación por trabajo a distancia.
- Selección, alta y acogida, cuando se produzcan dentro del ejercicio.
Equipo y compras
En un presupuesto de caja el desembolso se registra en el año de compra. En uno de coste de gestión se reparte según la vida útil o el criterio contable de la empresa. Los dos enfoques no deben mezclarse: la cifra resultante no corresponde a ninguno de los dos.
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Calcular la cobertura de vacaciones y permisos
Vacaciones. Se toman los días laborables aplicables del convenio, del contrato y del calendario. El Estatuto fija un mínimo de treinta días naturales, pero el convenio puede expresarlos o mejorarlos en días laborables.
Vacaciones cubiertas
Días laborables de vacaciones × horas/día × % de cobertura
El porcentaje puede ir del 0 % —el trabajo se reprograma— al 100 %, cuando el servicio debe mantenerse íntegramente.
Permisos. Se utiliza la media de la propia empresa: una media general del mercado no refleja ni la operativa ni el convenio aplicable.
Permisos medios
Horas de permisos retribuidos del periodo ÷ plantilla media en FTE
Una jornada completa es 1 FTE; media jornada, 0,5 FTE. Después se aplica el porcentaje de cobertura del puesto.
Conceptos que no entran aquí
Vacaciones, incapacidad temporal, nacimiento y cuidado de menor, excedencias, reducciones de jornada ni permisos no retribuidos. Si son relevantes para el presupuesto, conviene crear escenarios separados: su tratamiento es distinto y sumarlos en la misma línea impide saber después qué explica una desviación.
Coste de cobertura
Σ (horas cubiertas por modalidad × coste incremental por hora de esa modalidad)
Si la cobertura se reparte entre el equipo sin pago adicional, el coste incremental presupuestario es 0 €. La pérdida de capacidad puede medirse aparte, como coste de oportunidad — pero no como gasto.
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Obtener el total
Resultado
Coste esperado = coste laboral ordinario + costes del puesto + cobertura incremental + costes únicos del ejercicio
04 El resultado
Una cifra no basta: conviene trabajar con tres
La misma persona tiene tres costes según lo que se dé por seguro. Disponer de los tres es lo que permite valorar la contratación con criterio y no por aproximación.
| Escenario | Incluye | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Mínimo | Fijo, cotización y costes comprometidos | Conocer el suelo presupuestario |
| Esperado | Variable probable y cobertura media histórica | Construir el presupuesto operativo |
| Prudente | Subidas y mayor cobertura, ligadas a hipótesis concretas | Medir exposición y reservar margen |
Importante
El escenario prudente no es añadir un 10 % sin explicación. Cada diferencia debe responder a una hipótesis identificable: revisión salarial, variable superior, más cobertura o subida del proveedor. Si la hipótesis no se puede nombrar, no es prudencia: es una estimación sin fundamento.
05 Un supuesto ilustrativo
El ejemplo, con números
Un puesto a jornada completa con un salario fijo de 36.000 €. Las cifras son hipotéticas: cada empresa debe sustituirlas por las suyas y por sus criterios de cobertura.
- Salario fijo 36.000 €
- Variable esperado 2.400 €
- Cotización empresarial 12.600 €
- Beneficios, equipo y formación 3.560 €
- Cobertura de ausencias 1.484 €
El salario fijo es el 64 % del coste. El otro 36 % es lo que no aparece en la oferta de empleo.
| Concepto | Cálculo | Importe |
|---|---|---|
| Salario fijo | Dato contractual | 36.000 € |
| Variable esperado | 3.000 € × 80 % | 2.400 € |
| Seguridad Social empresarial | Simulación de nómina | 12.600 € |
| Beneficios, formación, equipo y licencias | Coste anual imputable | 3.560 € |
| Cobertura (25 %) | (44 h vacaciones + 9 h permisos) × 28 €/h | 1.484 € |
| Coste anual esperado | Suma de partidas | 56.044 € |
06 Antes de darlo por bueno
Comprobación final
Cinco afirmaciones que deben ser ciertas. Si alguna no lo es, el número es incorrecto aunque la hoja de cálculo cuadre.
- Las pagas extraordinarias, las vacaciones y los permisos retribuidos no se han contado dos veces.
- Se ha usado la aportación empresarial, no la aportación de la persona trabajadora.
- El reparto interno de trabajo no se ha convertido en un gasto nuevo si no genera desembolso.
- Los costes recurrentes se han prorrateado por la fecha de alta y los costes únicos se mantienen completos, porque se pagarán igual.
- Cada diferencia entre escenarios responde a una hipótesis identificable.
El objetivo no es acertar hasta el último céntimo. Es saber qué coste está comprometido, qué parte depende de hipótesis y qué puede provocar una desviación.
Un presupuesto que no distingue esos tres elementos no se puede defender en una reunión, aunque el total acabe siendo correcto.
07 La guía, ejecutable
Calcule el coste anual de un puesto
La calculadora parte de las cifras del ejemplo. Sustituya los datos disponibles y ajuste los supuestos: el desglose y los tres escenarios se recalculan a la vez. Ningún dato introducido sale del navegador.
Coste anual esperado
56.044 €
Por cada euro de salario fijo, el puesto cuesta 1,56 €. El 36 % del coste no aparece en la oferta de empleo.
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Mínimo
51.373 €
Sin variable y sin cobertura: el suelo presupuestario.
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Esperado
56.044 €
Con los datos actuales: el presupuesto operativo.
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Prudente
59.879 €
Con las hipótesis del bloque 06: la exposición a cubrir.
-
Salario fijo y complementos
36.000 €
Dato contractual
-
Variable esperado
2.400 €
3.000 € × 80 %
-
Cotización empresarial
12.600 €
Importe de la simulación de nómina
-
Beneficios, formación y equipo
3.560 €
1.200 € + 900 € + 1.460 €
-
Cobertura de ausencias
1.484 €
(44 h de vacaciones + 9 h de permisos) × 28 €/h
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Costes únicos del ejercicio
0 €
Selección, alta y acogida. No se prorratean.
- Coste anual esperado 56.044 €
Cálculo para doce meses completos. La cotización empresarial conviene confirmarla con una simulación de nómina.
Estimación orientativa para presupuestar. No sustituye a la liquidación de nóminas ni al criterio de la asesoría laboral.
¿El presupuesto refleja el coste completo de cada puesto?
O todavía parte únicamente del salario.
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Fuentes
Dónde comprobar cada dato
- Estatuto de los Trabajadores, arts. 37 y 38: permisos retribuidos y vacaciones. Texto consolidado en el BOE.
- Orden PJC/297/2026: bases y tipos de cotización para 2026. Se consulta en el BOE por su referencia; conviene mirar siempre la del ejercicio que se está presupuestando.
- Seguridad Social: Sistema RED y documentación de cotización (RNT y RLC). Sede de la Seguridad Social.
- Ministerio de Trabajo: REGCON, consulta de convenios colectivos. Buscador de convenios.
Nota: esta guía sirve para realizar estimaciones presupuestarias. La liquidación de nóminas y cotizaciones debe validarse con el departamento laboral o la asesoría de la empresa.