¿Cuántas horas necesita realmente cada departamento?
Una guía sencilla para dejar de dimensionar la plantilla por intuición.
Victoria Melissa Toledo Luna 5 min de lectura
01 El resultado
Antes de contar horas, hay que concretar qué debe conseguir el departamento
En otras guías hemos hablado de contratar, reorganizar funciones o detectar capacidad disponible. Todas esas decisiones parten de una pregunta que muchas empresas todavía no pueden responder: ¿cuántas horas de trabajo necesita realmente cada departamento?
No hablamos de las horas contratadas, sino de las necesarias para atender el volumen de trabajo esperado, cumplir los plazos y mantener un nivel adecuado de calidad.
El primer paso es definir el resultado esperado:
- Pedidos que debe tramitar.
- Clientes que debe atender.
- Proyectos que debe entregar.
- Incidencias que debe resolver.
- Plazos y niveles de calidad que debe cumplir.
Terminar no siempre significa estar bien dimensionado
Un departamento no está correctamente dimensionado si termina el trabajo a costa de retrasos, errores u horas extraordinarias continuadas.
02 Tareas variables
Multiplica la actividad por el tiempo medio necesario
Identifica las actividades que dependen del volumen de trabajo y utiliza datos de varias semanas representativas.
Primer bloque
Horas variables = número de tareas × tiempo medio por tarea
El tiempo medio debe permitir trabajar con normalidad y calidad. No tomes como referencia únicamente a la persona más rápida.
Si el volumen cambia por temporada, tipo de cliente o complejidad, conviene separar los casos antes de calcular el promedio. Una única media puede ocultar que dos tareas con el mismo nombre exigen tiempos muy distintos.
03 Trabajo fijo e incidencias
Añade el trabajo que existe aunque cambie el volumen
Las reuniones, la coordinación y los controles no desaparecen porque un mes haya menos pedidos. También forman parte del trabajo del departamento.
- OrganizaciónReuniones, coordinación y planificación.
- SeguimientoInformes, atención a clientes y controles de calidad.
- Funcionamiento internoFormación obligatoria y tareas administrativas.
- Incidencias previsiblesConsultas internas, urgencias y cambios habituales de última hora.
Separa los imprevistos normales del retrabajo evitable
Si una empresa necesita muchas horas para corregir fallos, quizá no falte personal: puede existir un problema de proceso.
04 La fórmula y el ejemplo
Tres bloques bastan para obtener una primera aproximación
Horas necesarias
Horas necesarias = horas variables + horas fijas + incidencias previsibles
Un departamento estima cada mes 120 horas para gestionar pedidos, 40 para atender consultas, 35 para reuniones, informes y coordinación, y 20 para las incidencias habituales.
Horas necesarias
215 h
Horas disponibles
210 h
5 h sin cubrir al mes · una primera señal de falta de capacidad
Cálculo mensual
Horas necesarias = 120 + 40 + 35 + 20 = 215 horas
Brecha de capacidad = 215 − 210 = 5 horas
Las 210 horas disponibles se calculan después de descontar vacaciones y ausencias.
Antes de contratar, la empresa deberá comprobar si esa diferencia se repite, puede corregirse mejorando procesos o responde a un pico puntual.
05 La comprobación
Contrasta el cálculo con la realidad del departamento
La estimación será razonable si coincide con lo que ocurre durante varios periodos representativos.
- El trabajo se termina dentro de plazo.
- No aumenta el trabajo pendiente.
- La calidad se mantiene.
- Las horas extraordinarias son excepcionales.
- Las vacaciones pueden cubrirse sin sobrecargar al equipo.
- Existe margen para absorber incidencias normales.
Si el cálculo dice que hay capacidad suficiente, pero se acumulan retrasos y horas extra, será necesario revisar los tiempos utilizados, la organización o las competencias disponibles.
06 Sin porcentaje universal
Las horas productivas no se pueden copiar de otra empresa
No todas las empresas ni todos los departamentos aprovechan las horas de la misma manera.
Una recepción puede necesitar presencia continua aunque tenga momentos de menor actividad. Un departamento comercial depende del número de oportunidades y clientes. Un equipo de proyectos debe calcular las horas de cada entrega.
Por eso, el porcentaje de «horas productivas» debe obtenerse a partir de la actividad, los tiempos y las exigencias reales de cada departamento.
Personas, competencias y condiciones reales
La planificación de plantilla busca disponer del número adecuado de personas, con las competencias necesarias y en el momento oportuno. Una carga adecuada debe valorar también los ritmos, las condiciones de trabajo y la posibilidad real de cumplir los objetivos.
07 La conclusión
No hace falta conseguir un cálculo perfecto desde el primer día
Una estimación sencilla, revisada cada mes, ya permite detectar:
- Departamentos sobrecargadosUna necesidad de horas que se mantiene en el tiempo.
- Capacidad desaprovechadaHoras disponibles que pueden reasignarse.
- Procesos ineficientesErrores y retrabajos que consumen capacidad.
- Necesidades de contrataciónDéficits estables que no se resuelven reorganizando.
- Picos puntualesPeriodos que requieren apoyo temporal.
- Funciones por reorganizarTrabajo que conviene repartir de otra manera.
¿Conoces las horas que necesita cada departamento o solamente las que tienes contratadas?
Convertir el volumen de trabajo en necesidades reales de personal.
En Usoarit ayudamos a las empresas a dimensionar sus equipos y a tomar decisiones de contratación y organización basadas en datos.
Fuentes
Planificación y carga de trabajo
- CIPD: Workforce planning, sobre el equilibrio entre las personas y competencias disponibles y las necesidades presentes y futuras de la organización. Factsheet.
- Health and Safety Executive: Management Standards — Demands, sobre carga, ritmos y exigencias alcanzables dentro de las horas acordadas. Orientaciones de HSE.