¿Qué documentos debo entregar al contratar a un empleado?
Con carácter general: copia del contrato y sus anexos, información sobre las condiciones esenciales del puesto, información y formación en prevención de riesgos, información sobre protección de datos y uso de medios digitales, el acuerdo de trabajo a distancia si corresponde y el acuse de EPI o uniformes. Además, el alta en la Seguridad Social antes de empezar y la comunicación del contrato al SEPE.
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Victoria Melissa Toledo Luna11 min de lecturaRevisado el
01 La respuesta
Seis documentos para la persona y dos trámites ante la Administración
Con carácter general, la empresa entrega: copia del contrato y sus anexos; información sobre las condiciones esenciales del puesto; información y formación en prevención de riesgos laborales; información sobre protección de datos y uso de medios digitales; el acuerdo de trabajo a distancia, si corresponde; y el documento conforme se aportan EPI o uniformes. Además, tramita el alta en la Seguridad Social antes del inicio del trabajo y comunica el contrato al SEPE.
Respuesta corta
Preparar bien esta documentación evita conflictos y deja constancia de que la empresa informó: seis documentos para la persona y dos trámites públicos.
- Antesdel primer día: el alta en la Seguridad Social y la información escrita sobre las condiciones del puesto. RD 84/1996 art. 32
- 10 díaspara comunicar el contrato a la oficina de empleo y entregar la copia básica a la representación legal. ET art. 8.3 y 8.4
- 5 oct. 2026es la fecha desde la que se aplica el Real Decreto 723/2026, que amplía la información escrita obligatoria. BOE 15-9-2026
02 Los plazos
Qué se entrega y se tramita, y cuándo
Hay tres momentos con obligaciones distintas. La mayoría de errores aparecen en el primero: el alta y la información previas al inicio.
Previo al inicio
Antes de empezar
- Alta en la Seguridad SocialObligatorioRD 84/1996, art. 32.3Antes de que empiece la prestación y no antes de 60 días naturales.
- Información escrita del puestoObligatorioET art. 8.5 · RD 723/2026Antes de iniciar la relación laboral, si dura más de cuatro semanas.
- Contrato por escritoObligatorioET art. 8.2Obligatorio en parcial, fijo-discontinuo, formativo y temporal de más de cuatro semanas.
- Acuerdo de trabajo a distanciaObligatorioLey 10/2021, art. 6Si hay teletrabajo regular; antes de que empiece.
El contrato escrito sirve como información si ya recoge todo lo exigido.
Al incorporarse
El primer día
- Copia del contrato y anexosObligatorioRD 723/2026, art. 3.1Para que el contrato valga como información escrita debe estar en poder de la persona.
- Información y formación en prevenciónObligatorioLPRL arts. 18 y 19Teórica y práctica, centrada en el puesto y dentro de la jornada.
- Información sobre protección de datosObligatorioRGPD art. 13Qué datos se tratan, para qué y con qué derechos.
- Criterios de uso de dispositivos y desconexión digitalObligatorioLOPDGDD arts. 87 y 88Qué usos se permiten y cuándo no se espera respuesta.
- EPI o uniformes, con acuse de reciboObligatorioLPRL art. 17.2El acuse es la prueba de la entrega.
Todo esto debe poder acreditarse: fecha, contenido y persona.
Plazo de diez días
Después de contratar
- Comunicación del contrato al SEPEObligatorioET art. 8.3En diez días desde su concertación, se formalice o no por escrito.
- Copia básica a la representación legalObligatorioET art. 8.4En diez días desde la formalización; después, a la oficina de empleo.
- Copia del acuerdo de trabajo a distanciaObligatorioLey 10/2021, art. 6.2A la representación legal en diez días y después a la oficina de empleo.
Sin representación legal, la copia básica también se formaliza y se envía a la oficina de empleo.
Si la empresa cuenta con asesoría laboral o gestoría, conviene dejar claro quién tramita cada plazo: los diez días corren desde que se concierta el contrato, no desde que la persona empieza.
03 La información escrita
Qué cambia con el Real Decreto 723/2026
La lista de lo que la empresa debe informar por escrito es más larga que la de los contratos clásicos. Estos son los doce bloques.
El Real Decreto 723/2026, publicado en el BOE el 15 de septiembre de 2026 y aplicable desde el 5 de octubre de 2026, sustituye al Real Decreto 1659/1998 y transpone la Directiva (UE) 2019/1152 sobre condiciones laborales transparentes y previsibles. Se aplica a las relaciones laborales de más de cuatro semanas y obliga a facilitar la información con carácter previo al inicio de la relación laboral. Su preámbulo destaca como novedad la información sobre sistemas algorítmicos o automatizados.
- Partes y fechasIdentidad, fechas y lugarLas partes, la fecha de comienzo y, si es temporal, de fin o duración prevista; domicilio social, centro habitual y, en trabajo a distancia, el centro de adscripción.
- PuestoContenido y categoríaEl contenido de la prestación, la categoría o grupo profesional con una descripción resumida y, si el contrato es temporal, la causa, las circunstancias y su conexión con la duración.
- SalarioBase, complementos y variableEl salario base y cada complemento por separado, su periodicidad y método de pago, y el modo de cálculo y los criterios de los conceptos variables.
- JornadaTiempo de trabajoDuración y distribución de la jornada, trabajo nocturno o a turnos, horas extraordinarias, vacaciones y, si es irregular, el sistema de fijación y los preavisos.
- Periodo de pruebaDuración y obligacionesLa duración concreta y las obligaciones de empresa y persona de realizar las experiencias que constituyen su objeto.
- FormaciónDerecho a formaciónEl derecho a la formación proporcionada por la empresa.
- ConvenioIdentificación completaCada convenio aplicable con su código, la fecha de publicación en el boletín oficial, su vigencia y, en su caso, su ultraactividad.
- ExtinciónProcedimiento y preavisosEl procedimiento de extinción, sus requisitos formales y los plazos de preaviso de la empresa y de la persona trabajadora.
- Seguridad SocialEntidad y mejorasLa entidad gestora o colaboradora, la colaboración directa de la empresa, las mejoras voluntarias y los planes de pensiones promovidos.
- IgualdadPlan, protocolo y medidasEl plan de igualdad aplicable, la política de conciliación si mejora la mínima, el protocolo de acoso sexual y por razón de sexo y las medidas LGTBI, si existen.
- AlgoritmosSistemas automatizadosSi hay sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones y, cuando decidan sobre condiciones de trabajo, sus criterios y reglas de funcionamiento.
- ModificacionesCuándo puede cambiarLos supuestos en que podrían modificarse el contenido, la categoría, el salario o la jornada, y el procedimiento que se seguiría.
No hace falta repetir en otro documento lo que ya recoge el contrato escrito que la persona tiene en su poder. Para varios extremos —salario base y complementos, jornada, vacaciones, periodo de prueba, formación, extinción y Seguridad Social— basta una referencia precisa a la ley o al convenio que los regule. RD 723/2026 art. 3
La información puede darse en papel o en formato electrónico, siempre que sea accesible, se pueda almacenar e imprimir y la empresa conserve la prueba de la transmisión o recepción. Las modificaciones se comunican por escrito, como máximo el día en que el cambio surta efecto. Quienes ya están en plantilla pueden solicitarla, y la empresa dispone de treinta días hábiles desde la solicitud.
Si hay IA en los procesos
Si la empresa usa herramientas de selección, asignación de tareas o evaluación con algoritmos o IA, debe informar de su existencia y, cuando decidan sobre condiciones de trabajo, de sus criterios y reglas de funcionamiento. La guía IA en selección de personal explica cómo ordenar esa información.
El SEPE debe publicar un modelo de documento informativo (disposición adicional primera), pero su disponibilidad no condiciona la obligación: la información debe darse igualmente por un medio que deje constancia.
04 En empresas TIC
Lo que una empresa tecnológica suele añadir
No todo lo que se entrega tiene detrás una obligación legal. En una empresa TIC se añaden documentos de seguridad y confidencialidad: conviene saber cuáles son obligación y cuáles, buena práctica.
| Documento | Para qué sirve |
|---|---|
| Criterios de uso de dispositivos digitalesObligatorio | Qué usos se permiten, si hay uso privado y qué controles puede hacer la empresa. Se fijan con participación de la representación legal LOPDGDD art. 87 |
| Política de desconexión digitalObligatorio | Se elabora tras audiencia a la representación y se da a conocer a toda la plantilla, directivos incluidos art. 88 |
| Videovigilancia o geolocalizaciónObligatorio | Si se usan, hay que informar antes, de forma expresa, clara e inequívoca arts. 89 y 90 |
| Inventario de equipos en teletrabajoObligatorio | El acuerdo incluye el inventario de medios; la empresa dota y mantiene los equipos y compensa los gastos Ley 10/2021 arts. 7, 11 y 12 |
| Acuerdo de confidencialidadRecomendado | Delimita qué información de la empresa y de sus clientes es reservada y qué ocurre al terminar la relación. |
| Política de seguridad de la informaciónRecomendado | Cuentas, doble factor, dispositivos propios, repositorios y entornos de producción: qué se puede hacer y qué no. |
05 Lo que aporta la persona
Qué se pide a quien se incorpora
La documentación fluye en las dos direcciones. Esta es la lista habitual de lo que se solicita a la persona.
- DNI o NIE y, si procede, la documentación que acredite el derecho a trabajar.
- Número de afiliación a la Seguridad Social. Si no lo tiene, la empresa solicita la afiliación LGSS art. 139
- IBAN de la cuenta donde se abonará la nómina.
- Modelo 145 (comunicación de datos al pagador) para calcular la retención de IRPF.
- Titulaciones o certificados, solo si el puesto los exige.
Se piden solo los datos necesarios para la relación laboral y se acompañan de la información de protección de datos del primer día.
06 Errores frecuentes
Seis errores de documentación que salen caros
- Dar el alta tardeDebe solicitarse antes del comienzo de la prestación y no más de 60 días antes. No solicitarla, o hacerlo fuera de plazo a raíz de una inspección, es una infracción grave por cada persona afectada, con multas de 3.750 a 12.000 euros según el grado.
- Contrato verbal donde se exige escritoSin forma escrita, el contrato se presume indefinido y a jornada completa, salvo prueba en contrario.
- Teletrabajo sin acuerdo previoDebe formalizarse por escrito antes de que empiece el trabajo a distancia; no hacerlo es una infracción grave.
- Formación en prevención genéricaDebe ser teórica y práctica, suficiente y adecuada, y centrada en el puesto; se da dentro de la jornada y no la paga la persona.
- No guardar la prueba de entregaLa información puede darse en papel o en formato electrónico, pero la empresa debe poder demostrar que la transmitió.
- Olvidar los diez díasEl contrato se comunica al SEPE en diez días aunque sea verbal, y la copia básica se entrega a la representación legal en el mismo plazo.
Su próxima incorporación
Preparamos el expediente completo: qué contrato, qué información escrita —ya con el Real Decreto 723/2026—, qué prevención, qué datos y qué trámites, con sus plazos.
07 En diapositivas
La respuesta en siete diapositivas
La misma respuesta en formato de carrusel, la versión que compartimos en LinkedIn.
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08 Preguntas relacionadas
Dudas habituales sobre la documentación de contratación
¿Qué cambia con el Real Decreto 723/2026?
Sustituye al Real Decreto 1659/1998 y amplía la lista de lo que la empresa debe informar por escrito: salario por conceptos, jornada, periodo de prueba, formación, convenio con su código, extinción, Seguridad Social, igualdad y, como novedad, la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones. Debe facilitarse antes del inicio de la relación laboral y se aplica a las relaciones de más de cuatro semanas. Es aplicable desde el 5 de octubre de 2026.
¿Hay que dar la información escrita si el contrato ya la incluye?
No. La obligación se entiende cumplida cuando la información figura en el contrato formalizado por escrito que obra en poder de la persona. Si el contrato recoge solo una parte, la empresa debe facilitar por escrito la restante.
¿Puede entregarse la información por correo electrónico?
Sí, siempre que sea accesible para la persona, se pueda almacenar e imprimir y la empresa conserve la prueba de la transmisión o recepción.
¿Cuándo debe darse de alta a la persona en la Seguridad Social?
Antes del comienzo de la prestación de servicios y nunca antes de 60 días naturales del inicio previsto. No solicitar el alta, o solicitarla fuera de plazo a raíz de una actuación inspectora, es una infracción grave por cada persona afectada.
¿Hay que comunicar el contrato aunque sea verbal o temporal?
Sí. La empresa debe comunicar a la oficina de empleo el contenido de los contratos que celebre y sus prórrogas, deban o no formalizarse por escrito, en los diez días siguientes a su concertación.
¿Y a las personas que ya trabajan en la empresa?
Pueden solicitar la información y la empresa tiene treinta días hábiles desde la solicitud para facilitarla, si no obra ya en su poder. Las modificaciones posteriores se comunican por escrito.
Del contrato al primer día
Preparamos el expediente de contratación completo.
Contrato, información escrita, prevención, protección de datos, teletrabajo y trámites: revisamos qué corresponde a su caso, en qué plazo y cómo dejar constancia de cada entrega.
Para empezar, le servirá tener a mano
- El contrato o el modelo que usa hoy
- El convenio aplicable
- Modalidad y jornada
- Si hay teletrabajo o herramientas con IA
Revisar mi documentación de contratacióninfo@usoarit.com
Servicio relacionado: Consultoría laboral para empresas TIC.
Fuentes
Normativa y fuentes citadas
- Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre: información sobre las condiciones de trabajo (BOE de 15 de septiembre de 2026; en vigor el 5 de octubre de 2026). Texto oficial.
- Estatuto de los Trabajadores: artículo 8. Texto oficial.
- Reglamento general sobre inscripción de empresas y afiliación (Real Decreto 84/1996): artículo 32. Texto oficial.
- Ley de Prevención de Riesgos Laborales: artículos 17, 18 y 19. Texto oficial.
- Ley Orgánica de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales: artículos 87 a 90. Texto oficial.
- Ley 10/2021, de trabajo a distancia: artículos 6, 7, 11 y 12. Texto oficial.
- Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social: artículos 7 y 22. Texto oficial.
Contenido de carácter informativo, con la normativa vigente a 1 de octubre de 2026. El Real Decreto 723/2026 es aplicable desde el 5 de octubre de 2026. La documentación necesaria depende de la modalidad, del convenio y de las circunstancias de cada empresa.
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